Reisekosten

Abzugsfähige Kosten

Reisekosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie beruflich bedingt sind. Zu den absetzbaren Kosten gehören:

• Fahrtkosten: 

• Privatfahrzeug: Die Kosten für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs können mit einem pauschalen Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. 

• Geschäftswagen: Hier sind die tatsächlichen Kosten für den Betrieb des Fahrzeugs abzugsfähig, einschließlich Treibstoff, Wartung, Reparaturen und Abschreibungen. 

• Öffentliche Verkehrsmittel (Zug, Bus, Flugzeug): Die tatsächlich entstandenen Kosten für Tickets sind voll absetzbar. 

• Verpflegungsmehraufwendungen (VMA): 

• Verpflegungspauschalen variieren je nach Land oder Stadt und sind abhängig von der Abwesenheitsdauer. Für eintägige Reisen (mind. 8 Stunden) beträgt die Pauschale z.B. 14 € (ab 2024: 16 €); für mehrtägige Reisen (über 24 Stunden) beträgt sie 28 € (ab 2024: 32 €). 

• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, müssen die Pauschalen gekürzt werden: 20% bei Frühstück, 40% bei Mittag- und Abendessen. 

• Übernachtungskosten: 

• Tatsächliche Übernachtungskosten sind absetzbar, jedoch nur, wenn sie durch Belege nachgewiesen werden. Pauschalen sind hier in der Regel nicht zulässig (außer bei Arbeitnehmern im Ausland). 

• Kürzung bei inbegriffenen Mahlzeiten: Falls in Hotelrechnungen Mahlzeiten enthalten sind, müssen diese herausgerechnet werden (20% für Frühstück, 40% für Mittag- und Abendessen). 

• Reisenebenkosten: 

• Dazu zählen zusätzliche Kosten, die während der Reise anfallen, wie z.B. Trinkgelder, Parkgebühren, Mautkosten, Telefonkosten, Gepäckgebühren oder die Kosten für eine Reisegepäckversicherung. Diese müssen durch Belege nachgewiesen werden. 

Voraussetzungen für die Absetzbarkeit

• Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn eine berufliche Tätigkeit vorübergehend außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. 

• Verpflegungsmehraufwendungen (VMA): 

• Abziehbar bei eintägigen Reisen (mindestens 8 Stunden) und bei mehrtägigen Reisen (jeweils 24 Stunden Abwesenheit). 

• Bei gemischt veranlassten Reisen (beruflich und privat) müssen die Reisekosten anteilig abgerechnet werden. Der berufliche Anteil darf nicht von untergeordneter Bedeutung sein. 

Reisekostenabrechnung

Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, um die Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Die Reisekostenabrechnung sollte folgende Angaben umfassen:

• Zeitraum und Dauer der Reise. 

• Ziel und Zweck der Reise. 

• Auflistung aller anfallenden Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen, Nebenkosten). 

• Belege und Nachweise für alle angegebenen Kosten (z.B. Fahrkarten, Hotelrechnungen, Quittungen für Nebenkosten). 

Sonderfälle

• Gemischte Reisen: Bei Reisen, die sowohl beruflich als auch privat motiviert sind (z.B. ein angehängter Urlaub nach einer Geschäftsreise), sind die Kosten zeitanteilig aufzuschlüsseln. Nur die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen sind steuerlich abzugsfähig. 

• Mitreisende Angehörige: Wenn Angehörige die Reise begleiten, gelten besondere Regelungen. Kosten für die Begleitung sind nur dann absetzbar, wenn ein betrieblicher Grund für die Mitnahme besteht (z.B. geschäftliche Vertretung). 

Weitere Hinweise

• Erstattung durch den Arbeitgeber: Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, bleiben diese in Höhe der geltenden Pauschalen steuerfrei. Höhere Erstattungen müssen versteuert werden. 

• Umsatzsteuerliche Aspekte: Bei abziehbaren Reisekosten muss die Vorsteuer gesondert ausgewiesen werden, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. 

 

Hinweis für Reisende
Wenn Sie eine Reise unternommen haben, bitten wir Sie, unser Reisekostenformular auszufüllen. Dies hilft uns, Ihre Reisekosten korrekt zu erfassen und zu bearbeiten.

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Bei Fragen dazu steht das Team gerne zur Verfügung.

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