Bewirtungskosten

Definition von Bewirtungskosten

• Bewirtungskosten entstehen durch die Verpflegung von Personen (Speisen, Getränke, Genussmittel) aus geschäftlichem oder betriebsinternem Anlass. Dazu gehören auch Trinkgelder und Garderobengebühren. 

• Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten: Aufmerksamkeiten (z.B. Kaffee, Gebäck bei Besprechungen) sind keine Bewirtungskosten und fallen nicht unter die entsprechenden steuerlichen Regelungen. 

 

Arten von Bewirtungskosten

• Geschäftliche Bewirtung: 

• Abzugsfähig zu 70 % als Betriebsausgaben, wenn die Kosten angemessen sind (§4 (5) Nr. 2 EStG). 

• Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar und mindern nicht den Gewinn. 

• Vorsteuerabzug: 100 % der Vorsteuer kann abgezogen werden. 

• Beispiel: Firmenchef lädt einen Geschäftsfreund ein; von 80 € netto können 56 € abgezogen werden. 

• Betriebliche Bewirtung: 

• Vollständig als Betriebsausgaben abziehbar, wenn im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeiern, Fortbildungen) entstanden. 

• Lohnsteuerpflichtig: Wenn die Kosten pro Arbeitnehmer 110 € übersteigen, ist der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig. 

Voraussetzungen und Nachweispflichten

• Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Verpflegung (Speisen und Getränke) im Vordergrund steht. 

• Betrieblicher Anlass: Bewirtung von Geschäftspartnern oder betriebliche Veranstaltungen. Die Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. 

• Privater Anlass: (z.B. Geburtstagsfeier): Kosten sind nicht abziehbar. 

• Gemischte Bewirtungen: Bei Bewirtungen aus sowohl privaten als auch betrieblichen Gründen müssen die Aufwendungen plausibel aufgeteilt werden, z.B. nach der Zahl der teilnehmenden Gäste. 

Unangemessene Bewirtungskosten

• Bewirtungskosten gelten als unangemessen, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe besteht. Unangemessene Kosten sind steuerlich nicht absetzbar. 

Inhalt eines Bewirtungsbelegs

• Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss enthalten: 

• Name und Anschrift des Restaurants. 

• Tag der Bewirtung. 

• Verzehrte Speisen und Getränke (einzelne Posten). 

• Netto- und Bruttobeträge sowie die anfallende Umsatzsteuer. 

• Namen der bewirteten Personen (einschließlich des Gastgebers). 

• Anlass der Bewirtung (z.B. „Besprechung Projekt XY“). 

• Unterschrift des bewirtenden Unternehmers. 

• Bei Rechnungen über 250 € (inkl. Umsatzsteuer) müssen zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers, die Rechnungs- und Steuernummer sowie das Ausstellungsdatum enthalten sein. 

Weitere Anforderungen an die Dokumentation

• Digitale Bewirtungsbelege: Müssen digital signiert oder genehmigt sein und dürfen nicht veränderbar sein. Dieselben Nachweispflichten wie für Papierbelege gelten. 

• Elektronische Kassensysteme: Müssen eine maschinell erstellte Rechnung bieten, die elektronisch aufgezeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist. 

Besonderheiten bei Bewirtung im Ausland

• Auch im Ausland müssen Bewirtungskosten dieselben Anforderungen wie im Inland erfüllen. Bei handschriftlichen Rechnungen muss glaubhaft gemacht werden, dass andere Nachweise nicht erforderlich sind. 

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