Bewirtungskosten entstehen durch die Verpflegung von Personen (Speisen, Getränke, Genussmittel) aus geschäftlichem oder betriebsinternem Anlass. Dazu gehören auch Trinkgelder und Garderobengebühren.
Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten: Aufmerksamkeiten (z.B. Kaffee, Gebäck bei Besprechungen) sind keine Bewirtungskosten und fallen nicht unter die entsprechenden steuerlichen Regelungen.
Arten von Bewirtungskosten
Geschäftliche Bewirtung:
Abzugsfähig zu 70 % als Betriebsausgaben, wenn die Kosten angemessen sind (§4 (5) Nr. 2 EStG).
Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar und mindern nicht den Gewinn.
Vorsteuerabzug: 100 % der Vorsteuer kann abgezogen werden.
Beispiel: Firmenchef lädt einen Geschäftsfreund ein; von 80 € netto können 56 € abgezogen werden.
Betriebliche Bewirtung:
Vollständig als Betriebsausgaben abziehbar, wenn im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeiern, Fortbildungen) entstanden.
Lohnsteuerpflichtig: Wenn die Kosten pro Arbeitnehmer 110 € übersteigen, ist der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig.
Voraussetzungen und Nachweispflichten
Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Verpflegung (Speisen und Getränke) im Vordergrund steht.
Betrieblicher Anlass: Bewirtung von Geschäftspartnern oder betriebliche Veranstaltungen. Die Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich.
Privater Anlass: (z.B. Geburtstagsfeier): Kosten sind nicht abziehbar.
Gemischte Bewirtungen: Bei Bewirtungen aus sowohl privaten als auch betrieblichen Gründen müssen die Aufwendungen plausibel aufgeteilt werden, z.B. nach der Zahl der teilnehmenden Gäste.
Unangemessene Bewirtungskosten
Bewirtungskosten gelten als unangemessen, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe besteht. Unangemessene Kosten sind steuerlich nicht absetzbar.
Inhalt eines Bewirtungsbelegs
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss enthalten:
Name und Anschrift des Restaurants.
Tag der Bewirtung.
Verzehrte Speisen und Getränke (einzelne Posten).
Netto- und Bruttobeträge sowie die anfallende Umsatzsteuer.
Namen der bewirteten Personen (einschließlich des Gastgebers).
Anlass der Bewirtung (z.B. „Besprechung Projekt XY“).
Unterschrift des bewirtenden Unternehmers.
Bei Rechnungen über 250 € (inkl. Umsatzsteuer) müssen zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers, die Rechnungs- und Steuernummer sowie das Ausstellungsdatum enthalten sein.
Weitere Anforderungen an die Dokumentation
Digitale Bewirtungsbelege: Müssen digital signiert oder genehmigt sein und dürfen nicht veränderbar sein. Dieselben Nachweispflichten wie für Papierbelege gelten.
Elektronische Kassensysteme: Müssen eine maschinell erstellte Rechnung bieten, die elektronisch aufgezeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist.
Besonderheiten bei Bewirtung im Ausland
Auch im Ausland müssen Bewirtungskosten dieselben Anforderungen wie im Inland erfüllen. Bei handschriftlichen Rechnungen muss glaubhaft gemacht werden, dass andere Nachweise nicht erforderlich sind.
Bei Fragen dazu steht das Team gerne zur Verfügung.