Kassenbuch Online
Stand: 01/2025
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung Kassebuch online in DATEV Unternehmen online bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- GoBD-konforme Kassenbuchführung
- Unterstützung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
- Revisionssichere Dokumentation.
- Effiziente Datenübernahme
- Digitale Erfassung von Kassenbewegungen und Belegen.
- Direkte Übernahme in die Finanzbuchführung.
- Zeitnahe Erstellung der Buchführung
- Digitaler Austausch von Kassenbewegungen und Belegen.
- Schnelle Erstellung der Buchführung in der Kanzlei.
- Direkte Verfügbarkeit der Daten
- Sofortige Online-Verfügbarkeit der erfassten Daten.
- Effiziente Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
- Einfache Bedienung
- Benutzerfreundliche Oberfläche.
- Unterstützung durch Vorbelegung von Werten bei der Erfassung vom digitalen Belegbild.
Für die Nutzung von Kassenbuch online wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von Kassenbuch online. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Bei Fragen oder Problemen, helfen wir gerne per E-Mail an: it@jakus.tax
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen. Ergänzend kann ein Termin am Ende der Seite für eine kostenlose Einführung in DATEV Unternehmen online gebucht werden.
Um in Kassenbuch online zu gelangen, bitte in DATEV Unternehmen online in der Übersicht auf „Kasse erfassen“ klicken.
Kasse erfassen
In der Übersicht von Kassenbuch online werden alle bestehenden Kassen angezeigt, man sieht den aktuellen Kassenbestand auf einen Blick und kann sich alle bisherigen Kassenbewegungen mit einem Klick anzeigen lassen.
Wie man Kassenbewegungen aber in der Kasse erfasst
- Falls noch nicht erfolgt, sollten zuerst alle zu erfassenden Belege der Kasse hochgeladen werden. Über „Belege hochladen“ gelangt man in den Belegupload.
- Sobald alle Kassenbelege in DUO vorliegen, gelangt man durch einen Mausklick auf „Erfassen“ in die Belegauswahl.
- In der Belegauswahl kann dann der zu erfassende Beleg per Mausklick ausgewählt werden. Der Beleg wird daraufhin vom Programm ausgelesen.
Hinweis: Der Betrag wird immer in die Einnahme übernommen. Sollte es sich um eine Ausgabe handeln, bitte die grünen Pfeile nutzen um den Betrag in das Ausgabe Feld zu verschieben.
- Jetzt bitte auf das Eingabefeld rechts neben „Belegtext“ klicken, hier erscheinen die von uns vorbereiteten Buchungstexte. Diese werden von uns auf Basis der üblichen Kassenvorgänge erstellt und vorkontiert, um eine effiziente Buchhaltung zu ermöglichen. Wir empfehlen daher diese soweit wie möglich zu nutzen.
- Die Erfassung wird dann mit einem Klick auf „Speichern“ abgeschlossen.
- Damit die erfassten Kassenbewegungen auch in die Buchhaltung übergeben werden, müssen diese Bereitgestellt und Festgeschrieben werden. Vorab sollten diese also auf Richtigkeit geprüft werden. Sind die Kassenbewegungen geprüft, können diese in den Kassenbewegungen mit einem Klick auf „Festschreiben & Bereitstellen“ an uns übermittelt werden. Zur Sicherheit muss man diese Aktion noch einmal bestätigen. Durch das Festschreiben, wird die Kasse automatisch an die Buchhaltung übergeben.
Kasse korrigieren
Ist eine bereits erfasste und festgeschrieben Kassenbewegung doch einmal zu korrigieren, muss zuerst die falsche Buchung storniert und dann neu erfasst werden. Die Erfassung einer neuen Kassenbewegung erfolgt gemäß den Anweisungen im Abschnitt Kasse erfassen.
Um nun einen fehlerhaften Eintrag zu stornieren, muss eine falsche Ausgabe als Einnahme am selben Datum erfasst werden und dann die korrekte Ausgabe.
Hinweis: Bei einer Einnahme muss das Prinzip einfach umgedreht werden. Also muss eine falsche Einnahme als Ausgabe am selben Datum erfasst werden und dann die korrekte Einnahme.
Zum Beispiel:
Die ursprüngliche erfasste Kassenbewegung war folgende:
Diese wird nun so storniert:
Und im Anschluss korrigiert:
Hinweis: Um die Korrektur-Buchung zu erfassen, muss der zugehörige Beleg nocheinmal hochgeladen werden. Dann kann die Kassenerfassung mit dem richtigen Betrag durchgeführt werden.
In den Kassenbewegungen kann der Vorgang dann nachvollzogen werden.
Nach erfolgreicher Korrektur bitte, wie oben unter Kasse erfassen beschrieben, die Kasse festschreiben.
Jahresübernahme
Mit der Jahresübernahme wird der Endbestand des alten Jahrs als Anfangsbestand für das neue Wirtschaftsjahr übernommen. Der Anfangsbestand kann nicht mehr geändert werden.
DATEV empfiehlt, die Jahresübernahme erst durchzuführen, wenn das Vorjahr abgeschlossen ist. Auch wenn Ihre Kasse für das alte Jahr noch nicht abgeschlossen ist, können Sie die Jahresübernahme durchführen. Nach der Jahresübernahme kann die Kontonummer der Kasse geändert werden, so lange keine Kassenbewegungen im neuen Wirtschaftsjahr erfasst wurden.
Wenn nach der Jahresübernahme nachträgliche Änderungen im alten Wirtschaftsjahr vorgenommen werden, ist eine Korrekturerfassung im aktuellen Wirtschaftsjahr notwendig. Beachten Sie, dass Sie den Anfangsbestand nicht mehr ändern können!
Eine detailierte Anleitung zur Jahresübernahme bietet das Klicktutorial von DATEV.