Belege Online
Stand: 01/2025
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung Belege online in DATEV Unternehmen online bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- Digitale Erfassung
- Einfaches Hochladen von Rechnungen, Quittungen und weiteren Dokumenten.
- Belege können gescannt oder fotografiert und direkt in die Plattform hochgeladen werden.
- Automatische Kategorisierung
- Die Software erkennt und kategorisiert die Belege automatisch.
- Belege werden den entsprechenden Buchungssätzen zugeordnet.
- Vereinfachung der Buchhaltung
- Reduzierung der manuellen Dateneingabe.
- Jederzeit digitaler Zugriff auf alle Dokumente.
- Optimierte Zusammenarbeit
- Wir haben direkten Zugriff auf die hochgeladenen Belege, was die Zusammenarbeit erleichtert.
Für die Nutzung von Belege online wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von Belege online. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Bei Fragen oder Problemen, helfen wir gerne per E-Mail an: it@jakus.tax
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen. Ergänzend kann ein Termin am Ende der Seite für eine kostenlose Einführung in DATEV Unternehmen online gebucht werden.
Um in Belege online zu gelangen, bitte in DATEV Unternehmen online in der Übersicht auf „Belegübersicht anzeigen“ klicken.
Belege hochladen
- Dafür bitte in der Übersicht auf „Belege hochladen“ klicken.
- Den entsprechenden Belegtypen auswählen, in welchen die Datei hochgeladen werden soll.
- Die Belege können entweder per Drag-and-Drop oder durch Klicken auf „Datei laden“ ausgewählt werden. Anschließend bitte auf „hochladen“ klicken.
HINWEIS: Um eine optimale Verarbeitung und Archivierung der Dokumente sicherzustellen, sollten Belege in den Dateiformaten PDF, TIF/TIFF, JPG oder PNG vorliegen. Dabei wird der Modus schwarz-weiß oder Graustufen empfohlen, bei einer Auflösung von 300 dpi. Ob das Speichervolumen bei der DATEV ausgeschöpft sind und wieviel Speichervolumen zur Verfügung steht, kann man im Programm MyDATEV Dokumentenspeichervolumen einsehen.
Belege filtern
Hinweis: Nach dem Öffnen der Belegübersicht, sind standardmäßig Filter gesetzt, wie zum Beispiel: Eingangsdatum (Upload Datum in Unternehmen online) = 12 Monate und ggf. der Ordner Posteingang. Damit alle Belege zu sehen sind, müssen diese Filter ggf. verändert werden.
In der Belegübersicht gibt es zwei Möglichkeiten für das Filtern der Belege:
- Filtern über die Ordnerstruktur auf der linken Seite.
Hier gibt es folgende Ordner zur Auswahl:
- Alle Belege.
- Posteingang (Alle Belege die noch nicht verbucht, bzw. verarbeitet wurden).
- Belegablage: Wir legen hier die Belege, nach dem wir diese gebucht haben, unterteilt in verschiedene Bereiche wie Buchführung und Jahresabschluss ab, welche wiederum in Jahren aufgeteilt sind.
Hinweis: Die Ordner in der Belegablage haben nichts mit den Belegtypen zu tun, auch wenn die Bezeichnung gegebenenfalls gleich ist.
- Filtern nach Kriterien oberhalb der Liste.
Zur Auswahl stehen folgende Filterkriterien:- Bearbeitet-Status (bearbeitet/nicht bearbeitet, gebucht/nicht gebucht usw.).
- Bezahlt-Status.
- Belegtyp (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, usw.).
- Datum (Eingangsdatum/Belegdatum/Bezahldatum).
- Schnellsuche: Hier kann spezifisch z.B. nach einer Rechnungsnummer gesucht werden.
Anschließend bitte auf „Anzeigen“ klicken.
Belege bearbeiten
Um Belege zu bearbeiten, muss zunächst der entsprechende Beleg in der Belegübersicht ausgewählt werden. Anschließend unten rechts auf „Bearbeiten“ klicken.
Bearbeitungsmöglichkeiten:
Notizfunktion
Mithilfe der Notizfunktion können zusätzliche Informationen zu einem Beleg hinzugefügt werden. Diese Funktion ist beispielsweise hilfreich, um mitzuteilen, falls etwas privat bezahlt wurde oder um Erläuterungen bei fremdsprachigen Belegen zu geben, damit der Zweck für die Buchhaltung nachvollziehbar ist. Das Notizen-Feld befindet sich auf der rechten Seite.
Hinweis: Nach dem Bearbeiten die Änderungen durch einen Klick auf „Speichern und weiter“ sichern.
Ändern des Belegtyps
Falls beim Hochladen ein falscher Belegtyp ausgewählt wurde, kann dieser über die Auswahl oben rechts geändert werden.
Hinweis: Auch hier nach dem Bearbeiten unbedingt auf „Speichern und weiter“ klicken.
Belege zusammenfügen und trennen
Hinweis: Nur in Unternehmen online zusammengefügte Belege können in diesem Bereich wieder getrennt werden.
Wenn beispielsweise eine Rechnung mit mehreren Seiten in einzelnen Dateien hochgeladen wurde, können alle relevanten Dateien in der Belegübersicht markiert und über das Heftklammer-Symbol über der Übersicht zu einem einzigen Beleg zusammengefügt werden.
Falls ein Beleg versehentlich zu viel hinzugefügt wurde, kann die Datei über die Funktion „Entheften“ wieder voneinander gelöst werden.
