Belege Online
Vorteile und Voraussetzungen
Die Belegfunktion in DATEV Unternehmen online bietet unseren Mandanten
folgende Vorteile:
- Digitale Erfassung
- Einfaches Hochladen von Rechnungen, Quittungen und weiteren
Dokumenten. - Belege können gescannt oder fotografiert und direkt in die
Plattform hochgeladen werden.
- Einfaches Hochladen von Rechnungen, Quittungen und weiteren
- Automatische Kategorisierung
- Die Software erkennt und kategorisiert die Belege automatisch.
- Belege werden den entsprechenden Buchungssätzen zugeordnet.
- Vereinfachung der Buchhaltung
- Reduzierung der manuellen Dateneingabe.
- Jederzeit digitaler Zugriff auf alle Dokumente.
- Optimierte Zusammenarbeit
- Wir haben direkten Zugriff auf die hochgeladenen Belege, was die
Zusammenarbeit erleichtert.
- Wir haben direkten Zugriff auf die hochgeladenen Belege, was die
Für die Nutzung von Belege online wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von Belege
online. Bei Fragen oder Problemen, helfen wir gerne per E-Mail an: it@jakus.tax
Einführung
Um den Einstieg so angenehm wie möglich zu gestalten hier eine Einführung in die Anwendung. Alternativ kann auch ein
Einführungstermin in die DATEV Programme über den Button am Ende der Seite gebucht werden.
Um nun in Belege online zu gelangen, bitte in DATEV Unternehmen online in der Übersicht auf Belegübersicht anzeigen klicken.
Funktionen
Belege hochladen
- Dafür bitte in der Übersicht auf Belege hochladen klicken.
- den entsprechenden Belegtypen auswählen, in
welchen hochgeladen werden soll. - Die Belege können entweder per Drag-and-Drop oder durch Klicken auf Datei
laden ausgewählt werden. Anschließend bitte auf hochladen klicken.
Belege filtern
Um in die Belegübersicht zu gelangen auf den Button Belegübersicht anzeigen in der Übersicht klicken
Hinweis: Nach dem öffnen der Belegübersicht, sind immer schon bestimmte Filter gesetzt, wie Eingangsdatum (Upload Datum in Unternehmen online) = 12 Monate und ggf. der Ordner Posteingang. Damit alle Belege zu sehen sind, müssen diese Filter ggf. verändert werden.
In der Belegübersicht gibt es 2 Möglichkeiten zum Filtern der Belege:
- Filtern über die Ordnerstruktur auf der linken Seite.
- Alle Belege
- Posteingang (Alle Belege die noch nicht verbucht, bzw.verarbeitet wurden.)
- Belegablage: Hier sind die Belege unterteilt in verschiedene Bereiche wie Buchführung und Jahresabschluss, welche wiederum in Jahren aufgeteilt sind.
- Filtern nach Kriterien oberhalb der Liste.
- Bearbeitet-Status (bearbeitet/nicht bearbeitet, gebucht/nicht gebucht usw.)
- Bezahlt-Status
- Belegtyp (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, usw.)
- Datum (Eingangsdatum/Belegdatum/Bezahldatum)
- Schnellsuche: Hier kann spezifisch z.B. nach einer Rechnungsnummer gesucht werden
Hier gibt es folgende Ordner zur Auswahl:
Hinweis: Die Ordner in der Belegablage haben nichts mit den Belegtypen zu tun, auch wenn die Bezeichnung ggf. gleich ist.
Zur Auswahl stehen folgende Filterkriterien:
Anschließend bitte auf Anzeigen klicken.
Belege bearbeiten
Um Belege zu bearbeiten, muss zunächst der entsprechende Beleg in der Belegübersicht ausgewählt werden. Anschließend unten rechts auf „Bearbeiten“ klicken.
Bearbeitungsmöglichkeiten:
Notizfunktion
Mithilfe der Notizfunktion können zusätzliche Informationen zu einem Beleg hinzugefügt werden. Diese
Funktion ist beispielsweise hilfreich, um mitzuteilen, wenn etwas privat bezahlt wurde oder der Beleg in
einer fremden Sprache vorliegt. Das Notizen-Feld befindet sich auf der rechten Seite.
Hinweis: Nach dem Bearbeiten die Änderungen durch Klick auf „Speichern“ sichern.
Ändern des Belegtyps
Falls beim Hochladen ein falscher Belegtyp ausgewählt wurde, kann dieser über die Auswahl oben rechts geändert werden.
Hinweis: Auch hier nach dem Bearbeiten unbedingt auf „Speichern“ klicken.
Belege zusammenfügen und trennen
Nur in „Unternehmen online“ zusammengefügte Belege können in diesem Bereich wieder getrennt werden.
Wenn beispielsweise eine Rechnung mit mehreren Seiten in einzelnen Dateien hochgeladen wurde, können alle relevanten Dateien in der Belegübersicht markiert und über das Heftklammer-Symbol über der Übersicht zu einem einzigen Beleg zusammengefügt werden.
Falls ein Beleg versehentlich zu viel hinzugefügt wurde, kann die Datei über die Funktion „Entheften“ wieder voneinander gelöst werden.
