Arbeitnehmer Online Cockpit
Stand: 07/2025
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung DATEV Arbeitnehmer Online Cockpit bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Kein Druck, Versand oder Nachdruck von Abrechnungen.
- Reduzierter Verwaltungsaufwand.
- Digitale Effizienz
- Schnelle Bereitstellung von Dokumenten.
- Rechtssicherheit & Datenschutz
- DSGVO-konforme Übermittlung.
- Sicherer Zugriff durch persönliche Zugangsdaten.
- Transparenz & Nachvollziehbarkeit
- Zentrale, digitale Archivierung.
- Klare Zugriffs- und Informationsstruktur.
- Flexibler und zuverlässiger Umgang mit Mitarbeiteranfragen
- Schneller Neuversand von Registrierungsbriefen bei Verlust möglich.
- Zeitlich steuerbare Bereitstellung der Unterlagen, z. B. bei interner Prüfung oder Korrekturbedarf.
Für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer Online Cockpit wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf des DATEV Arbeitnehmer Online Cockpits. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen.
Im ersten Schritt muss DATEV Arbeitnehmer Online Cockpit geöffnet werden.
Hinweis: Der Zugriff ist nur über den Link möglich – nicht über DATEV Personal.
Leistungsübersicht
Beim erstmaligen Aufrufen können hier alle oder einzelne Mitarbeiter eingeladen werden. Anschließend wird hier die Anzahl der bereits eingeladenen und registrierten Mitarbeiter angezeigt.
Hinweis: Sobald bereits Mitarbeiter eingeladen oder registriert wurden, ist eine Einladung über diesen Weg nicht mehr möglich. In diesem Fall kann die Einladung über die Mitarbeiterliste erfolgen (siehe unten).
Mitarbeiterliste
Hier werden alle aktiven Mitarbeiter angezeigt.
In der Mitarbeiterliste gibt es folgende Möglichkeiten:
Mitarbeiter einladen
Um neue Mitarbeiter einzuladen, gibt es zwei Varianten:
Variante 1: In der Mitarbeiterliste bei dem jeweiligen Mitarbeiter auf die drei Punkte rechts klicken und anschließend „Mitarbeiter einladen“ auswählen.
Variante 2: In der Mitarbeiterliste den gewünschten Mitarbeiter öffnen und im Profil auf „Mitarbeiter einladen“ klicken.
Hinweis: Nachdem ein Mitarbeiter erfolgreich eingeladen wurde, wird von DATEV ein Registrierungsbrief mit einem Code per Post dem Mitarbeiter zugeschickt, mit dem die Registrierung durchgeführt werden kann.
Einladungscodes einsehen und exportieren
Sollte ein Mitarbeiter den Registrierungsbrief nicht mehr haben, können hier die Einladungscodes eingesehen und exportiert werden.
Dafür in der Mitarbeiterliste auf „Einladungscodes exportieren“ klicken. Dort können die Einladungscodes eingesehen und bei Bedarf für ausgewählte Mitarbeiter exportiert werden.
Sollte ein Mitarbeiter einen neuen Einladungscode benötigen, kann dieser direkt im Mitarbeiterprofil über „Neuen Einladungscode bereitstellen“ erzeugt werden.
Hinweis: Einladungscodes können nur dann neu versendet, eingesehen oder exportiert werden, wenn der Mitarbeiter bereits eingeladen, aber noch nicht registriert ist.
Mitarbeiter deaktivieren
Es gibt zwei Varianten, einen Mitarbeiter zu deaktivieren – abhängig vom Registrierungsstatus:
Variante 1: Wenn der Mitarbeiter eingeladen, aber noch nicht registriert ist, den Mitarbeiter öffnen, auf die drei Punkte oben rechts klicken und „Leistung deaktivieren“ auswählen.
Variante 2: Wenn der Mitarbeiter bereits registriert ist, den Mitarbeiter öffnen und direkt auf „Leistung deaktivieren“ klicken.
Einstellungen
Hier können verschiedene Einstellungen zur automatischen Einladung der Mitarbeiter, zum Übermittlungsweg und zum Zeitpunkt, an dem die Lohndokumente bereitgestellt werden, vorgenommen werden.
In den Einstellungen gibt es folgende Möglichkeiten:
Übergreifende Einstellungen
Unter „Automatisierung“ können folgende Optionen per Haken aktiviert werden:
- Neue Mitarbeiter automatisch einladen:
Spart manuellen Aufwand – Einladungen erfolgen automatisch beim Anlegen.
- Ausgetretene Mitarbeiter automatisch deaktivieren:
Deaktivierung erfolgt automatisch bei Austritt – keine manuelle Pflege nötig.
- 3 Monate zusätzlicher Zugriff nach Deaktivierung:
Ehemalige Mitarbeiter können ihre Lohndokumente noch 3 Monate herunterladen und sichern.
Hinweis: Die automatische Deaktivierung schließt den zusätzlichen Zugriff von 3 Monaten nicht aus.
Hinweis: Die automatische Einladung und Deaktivierung erfolgt erst, nachdem wir die Lohnabrechnung für den Monat des Eintritts bzw. Austritts erfolgreich abgeschlossen haben.
Unter „Übermittlungsweg der Einladung“ kann festgelegt werden, auf welchem Weg der Einladungscode an den Mitarbeiter übermittelt wird:
- Briefversand durch die DATEV:
Der Einladungscode wird per Post an den Mitarbeiter versendet.
- Keine automatische Übermittlung:
Es erfolgt kein Versand des Einladungscodes. Der Code kann manuell in den Mitarbeiterdetails eingesehen und weitergegeben werden.
Lohndokumente
Hier wird festgelegt, wann die Lohndokumente für die Mitarbeiter bereitgestellt werden sollen. Es stehen drei Optionen zur Auswahl:
- Sofort nach Durchführung der Lohnabrechnung
- Zu einem festen Stichtag
- Mit einem frei wählbaren Zeitversatz in Tagen
