DATEV Personaldaten
Stand: 01/2025
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung Personaldaten in DATEV Unternehmen online bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- Effiziente und digitale Personalverwaltung
- Automatische Übertragung von Personaldaten in die Lohnabrechnung reduziert manuelle Fehler.
- Digitale Prozesse sparen Zeit und erleichtern die Bearbeitung von Personalangelegenheiten.
- Mehr Transparenz und Flexibilität
- Jederzeitiger Zugriff auf aktuelle Personaldaten.
- Standortunabhängige Nutzung, ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
- Direkte Abfrage von Sofortmeldungen und elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) ohne Umwege.
- Hohe Datensicherheit und gesetzliche Konformität
- Schutz sensibler Daten durch moderne Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Nachvollziehbare und rechtssichere Archivierung von Dokumenten.
Für die Nutzung von Personaldaten wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von DATEV Personal. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Hinweis: Die Erfassung der Personaldaten dient lediglich zur Unterstützung und ersetzt nicht den Personalfragebogen, der für jeden Mitarbeiter vollständig ausgefüllt und in die Personalakte hochgeladen werden muss. Eine detaillierte Anleitung zum Hochladen von Dokumenten ist auf der Hilfeseite zur Personalakte zu finden.
Bei Fragen oder Problemen, helfen wir gerne per E-Mail an: it@jakus.tax
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen.
Zum Öffnen des Programmes zunächst die Anwendung Personal in DATEV Unternehmen Online starten.
In der Übersicht bitte zunächst zu den „Personaldaten“ gehen.
Mitarbeiter anlegen
Für Unternehmen mit Sofortmeldepflicht wird die Sofortmeldung automatisch bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters erstellt.
- Die Option „Mitarbeiter anlegen“ in der Mitarbeiterliste auswählen.
- Bitte folgende zwingend erforderliche Daten nun in den Feldern eingeben:
- Mitarbeiternummer
- Familienname, Vorname
- Geburtsdatum
- Adresse
- Eintrittsdatum
- Mitarbeitertyp
- Versicherungsnummer (wenn vorhanden – sonst Geburtsland und Geburtsort)
- Steuer ID (wenn vorhanden)
Sobald die Mitarbeiter angelegt sind, bitte in der Mitarbeiterliste auf den Button „Mitarbeiter freigeben“ klicken.
Hinweis: Wir bitten darum, nur die Mitarbeiter freizugeben, die für den aktuellen oder vorherigen Abrechnungsmonat
relevant sind. Die Freigabe von Mitarbeitern, die ihre Beschäftigung erst zukünftig beginnen, verursacht
zusätzlichen Aufwand bei der Lohnabrechnung.
Abfrage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) der Mitarbeiter
- Den entsprechenden Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste auswählen und anschließend in den Reiter „eAU“ wechseln.
- Im nächsten Schritt den Zeitraum der Abwesenheit des Mitarbeiters angeben und anschließend auf „Attest
anfordern“ klicken, um den Antrag zu senden.
- Nach der Bearbeitung durch die Krankenkasse werden die Bestätigungen in der Übersicht angezeigt.
In Arbeit
Im Reiter „In Arbeit“ werden Atteste angezeigt, die von der Krankenkasse noch nicht verarbeitet wurden oder fehlerhaft sind. Sollte ein Fehler auftreten, ist eine Überprüfung erforderlich. Ein häufiger Fehler ist beispielsweise „Krankenkasse nicht zuständig“. In diesem Fall sollte die richtige Krankenkasse ermittelt und uns mitgeteilt werden.
Erledigt
Im Reiter „Erledigt“ befinden sich Atteste, die bereits von der Krankenkasse bearbeitet wurden. Wird der Status „Prüfen“ angezeigt, ist der Zeitraum der Erkrankung zu kontrollieren.
Sollten Änderungen erforderlich sein, bitte eine E-Mail an lohn@jakus.tax senden.
Erfassung der Kinderdaten für PUEG
Hier können die Daten der Kinder erfasst werden. Bitte jedes Kind mit vollständigem Namen und Geburtsdatum angeben. Wir empfehlen, die Kinderdaten direkt bei der Erfassung neuer Mitarbeiter zu hinterlegen.
Die Erfassung kann hier erfolgen, dann wird eine Datei erstellt, die exportiert und anschließend an uns gesendet werden muss, damit wir diese importieren können.
Eine zeitsparendere Alternative ist das Hochladen der Kinderdaten in die Personalakte, sodass eine direkte Bearbeitung von uns möglich ist.