DATEV Personalakte
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung Personalakte in DATEV Unternehmen online bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- Platz- und Zeitersparnis
- Reduzierung des Platzbedarfs in Büros durch digitale Speicherung.
- Kein langes Suchen in Papierakten, sondern direkte Verfügbarkeit durch digitale Verwaltung.
- Standortunabhängiger Zugriff
- Zugriff auf Personalakten von überall, ideal für Homeoffice und mobiles Arbeiten.
- Schnellere Bearbeitung von Anfragen, da Dokumente jederzeit abrufbar sind.
- Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten
- Schutz der Vertraulichkeit und Integrität durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Konformität mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO.
- Übersichtlichkeit und Transparenz
- Vermeidung von Doppelablagen und Informationsverlust.
- Bessere Nachvollziehbarkeit und effizientere Prozesse.
Für die Nutzung von der Personalakte wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von DATEV
Personal. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Bei Unsicherheit, welche Dokumente hochgeladen werden sollten, steht die Checkliste zur Verfügung.
Bei Fragen oder Problemen, helfen wir gerne per E-Mail an: it@jakus.tax
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen.
Zum Öffnen des Programmes zunächst die Anwendung Personal in DATEV Unternehmen Online starten.
In der Übersicht bitte zunächst bei der Personalakte auf den Button „Öffnen“ klicken.
Zugeordnete Dokumente
Sobald die Anwendung geöffnet wird, gelangt man zur Spalte „zugeordnete Dokumente“.
Hier kann überprüft werden, welche Dokumente bereits für welchen Mitarbeiter hochgeladen wurden, um doppelte Dokumente zu vermeiden.
Mit den obenstehenden Filtern kann gezielt nach einem bestimmten Dokument gesucht werden. Die Suche kann nach Kategorie erfolgen, beispielsweise „Bescheinigungen“ oder „Beschäftigung“, sowie nach dem Beschäftigungsstatus („Beschäftigt“ oder „Ausgetreten“). Alternativ kann die direkte Suche genutzt werden.
In Arbeit
- Zum Hochladen neuer Dokumente bitte in die Spalte „in Arbeit“ wechseln.
- An dieser Stelle können Dokumente entweder per Drag-and-Drop-Funktion oder durch Klicken auf den Button „Dokumente hochladen“ hinzugefügt werden.
- Im nächsten Schritt gelangt man zur Übersicht „Zuordnungsvorschlag für Kanzlei“. Bitte unbedingt den entsprechenden Mitarbeiter auswählen und eine Bezeichnung für das Dokument angeben (z. B. Personalfragebogen, Vertrag, Kündigung usw.).
Hinweis: Wenn ein neuer Mitarbeiter in den Personaldaten angelegt wurde, können keine Dokumente dem Mitarbeiter zugeordnet werden, bis wir den Mitarbeiter in unser Lohnabrechnungsprogramm übernommen haben.
In dem Fall kann das Dokument ohne Zuordnung freigegeben werden. - Abschließend bitte auf den Button „Freigeben“ klicken.
Freigegeben
Hier werden die Dokumente angezeigt, die bereits freigegeben, aber noch nicht von uns bearbeitet wurden. Sichtbar sind der Zuordnungsvorschlag für die Kanzlei, das Upload- und Freigabedatum. Eine Bearbeitung der Dokumente ist hier nicht mehr möglich. Wenn ein Dokument freigegeben wurde und einen Fehler enthält, bitte eine E-Mail an lohn@jakus.tax senden. Wir werden das fehlerhafte Dokument dann löschen.