Personal online – Monatsdaten
Stand: 01/2025
Vorteile und Voraussetzungen
Die Anwendung Monatsdaten in DATEV Personal bietet unseren Mandanten folgende Vorteile:
- Einfache Personalabrechnung
- Monatliche Übermittlung aller relevanten Personaldaten direkt an uns – kein manueller Aufwand.
- Automatische Berücksichtigung von Änderungen wie Gehaltsanpassungen oder Prämien.
- Transparenz und bessere Kontrolle
- Jederzeit Einblick in die übermittelten Monatsdaten – volle Kontrolle über Personal- und Lohndaten.
- Einheitliche und aktuelle Datenbasis zwischen Mandant und Steuerberater.
- Schnellere Rückmeldungen und weniger Rückfragen dank übersichtlicher Datenstruktur.
- Zeitersparnis und weniger Verwaltungsaufwand
- Kein händisches Zusammenstellen und Weiterleiten von Daten mehr nötig – alles läuft digital und automatisch.
- Schnellere Bearbeitung der Lohnabrechnungen durch den Steuerberater ohne zusätzlichen Aufwand für den Mandanten.
- Sicherheit und gesetzliche Konformität
- DSGVO-konforme Verarbeitung und sichere Speicherung sensibler Personaldaten.
- Nachvollziehbarkeit aller übermittelten Daten für eine rechtssichere Dokumentation.
Für die Nutzung von Personal online – Monatsdaten wird ein DATEV Authentifizierungsmedium benötigt und das Recht zum Aufruf von DATEV Personal. Falls zusätzliche Nutzer benötigt werden, lässt sich das Formular zur Beantragung eines DATEV Zugangsmediums schnell und unkompliziert ausfüllen.
Hinweis: Leider hat eine Prüfung der aktuellen Version der Anwendung durch unsere Mitarbeiter ergeben, dass die Nutzung nur bedingt und nur unter bestimmten Voraussetzungen in der täglichen Praxis der Lohnabrechnung sinnvoll ist. Falls der Wunsch besteht diese Anwendung dennoch zu nutzen, bitten wir um Rücksprache, um gemeinsam zu überlegen, wie wir hier dennoch eine sinnvolle und effiziente Lohnabrechnung gestalten können.
Einführung
Um die Vorteile optimal nutzen zu können, haben wir einige praktische Tipps und Tricks zusammengetragen.
Zum Öffnen des Programmes zunächst DATEV Personal starten.
In der Übersicht bitte zunächst bei den Monatsdaten auf den Button „Monatsdaten erfassen“ klicken.
Hinweis: Wenn ein neuer Mitarbeiter in den Personaldaten angelegt wurde, können keine Monatsdaten erfasst werden, bis wir den Mitarbeiter in unser Lohnabrechnungsprogramm übernommen haben. Für neue Mitarbeiter werden die Monatsdaten im ersten Monat von uns erfasst. Ab dem zweiten Monat kann dies selbstständig erfolgen.
Hinweis: Die Bewegungsdaten können auch für die Folgemonate erfasst und gespeichert werden. Änderungen sind möglich, bis die Daten freigegeben werden. Eine Freigabe eines Monats ist nur möglich, wenn die Vormonate bereits freigegeben wurden.
Stunden erfassen
Hinweis: Hier sollten die Lohnarten schon von uns hinterlegt worden sein. Ist das nicht der Fall bitten wir darum eine E-Mail an: lohn@jakus.tax zu senden.
Im Reiter „Stunden“ können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden. Dabei stehen von uns konfigurierte Lohnarten wie Krankheitsstunden, Urlaubsstunden oder Stundenlohn zur Verfügung.
Beträge erfassen
Hinweis: Hier sollten die Lohnarten schon von uns hinterlegt worden sein. Ist das nicht der Fall bitten wir darum eine E-Mail an: lohn@jakus.tax zu senden.
Im Reiter „Beträge“ können feste Zahlungen erfasst werden, die der Mitarbeiter erhalten soll, wie zum Beispiel Gehälter, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie Prämien.
Wichtig: Die Daten der Vormonate werden nicht gespeichert, daher muss das Gehalt für jeden Mitarbeiter jeden Monat neu erfasst werden.
Daten freigeben
Sobald alle Daten korrekt erfasst sind, bitte in den Reiter „Freigabe“ wechseln. Dort können alle Angaben nochmal überprüft und anschließend für uns freigegeben werden.
Hinweis: Ein Monat kann aktuell nur einmal freigegeben werden. Sollten Änderungen erforderlich sein, bitte an uns wenden. Die Funktion der Nachberechnung soll von DATEV noch freigeschaltet werden – sobald das geschieht, informieren wir darüber.
Wichtig: Bitte die Daten vor der Freigabe sorgfältig prüfen. Korrekturen verursachen einen hohen Aufwand und können gegebenenfalls zu höheren Kosten führen.